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办公室工作杂谈之如何接打电话
时间: 2019-10-08

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  按机关办公室工作总的来说就是“办文、办会、办事”,像我所在的县级小科局,单位人员少,办公室就会还兼顾政工人事和财务工作。总的来说,办公室工作是人少事多且杂,看上去都是小事,但稍微出错就会后果严重。

  我在办公室工作了两年,学习到了很多东西,但也还有非常大的进步空间。今天主要是想谈谈自己的一些工作经验,将学习到的知识通过文字表达出来,既是一种归纳,也是一种分享。

  接打电话是办公室非常小的一件事,算是入门级别,但我有些时候还是会觉得自己在这件小事上并没有做到位。事情虽小,也是需要功力的。

  常备这几个东西可以提高接听电话的效率,不会在接到电话的时候还在手忙脚乱的找笔找纸,人一慌忙就容易想问题不周全,就会影响接听电话时思维的清晰度,所以做好接听的准备工作是很有必要的。

  接听时间:通常在响铃3声之内接听电线声结束时。过早的接电话没有给对方缓冲的时间,让对方等待太久又不太礼貌。

  接听语气:电话沟通跟面对面沟通有所差别。面对面时可以通过面部表情、肢体语言、语气音量等综合信息来体会情感,但是电话沟通则只能根据声音。我认为基本上能够做到礼貌亲和、语速中等、音量中等、表述清晰就可以了。

  另外需要注意的地方就是,在县市区,对方一般都会说方言,基本上做到方言对方言,普通话对普通话即可,毕竟同讲方言也会拉近距离。再一个就是要灵活应对,比如跟退休的老干部打电话时,就要相对提高音量、放慢语速、语气更加亲和。

  会议通知:一般而言,会议通知是电话通知里最常见的情况,相对来说也比较简单,主要是接收到该接收的信息就够了。信息包括:来电部门、会议内容、召开时间、与会地点、参会人员、会议要求、联系人及电话等。

  谁来督查:例如市委组织部来督查调研党建工作,你可以询问了解有几个人来,谁是带队领导,联络员是谁,联络员电话是多少等信息,方便工作的开展。

  督查什么:还是以督查党建工作为例,一般对方会告知他们来督查某一季度的党建工作,这时你可以询问具体督查哪几个方面,因为一般来督查,办公室都是要准备备查材料的,你了解的越清楚,在准备材料时就会更加事半功倍而不像一个无头苍蝇。

  何时督查:通常对方会告诉你,他们是某天上午或下午来你单位,其实这时你大概可以追问一下具体时间。因为如果是上午或下午的最后一站到单位,这时单位就还要有公务接待的准备。

  在哪督查:如果是本市其他部门来督查,通常就是来单位。但是如果是上级业务部门,他就有可能还会督查其他地方,这时就还会涉及到沟通其他部门的工作,例如通知准备、时间安排、接待安排等。

  还有一个比较小的点,就是来电最开始会自报家门,但是很有可能对方不会自报姓名,所以在挂电话前,你可以追问一句“您贵姓?”,方便你有什么不清楚的地方回电话咨询。

  电话记录:记录上要做到快、准、全。接电话时信息准确全面的接收才是最重要的,所以不要怕跟别人核对,不要怕麻烦别人而不多问一句。比如会议通知接收到后,你可以再跟对方核对一遍你记在记录本上的内容,这样出错的概率就会小很多。

  其中如果你负责通知的传达,特别是会议通知,一定要接收及时,传达到位,做到心中有数。例如周五通知了一个下周一早上的会,虽然周五你已经给领导传达到了,最好在周日下午或晚上再次提醒一下领导,避免他忘记。

  我认为除了在接电话里提到的那些共性问题,最重要的就是要做到心中有数。心中有数意味着你足够了解你要跟别人讲的事,经得住对方的追问,所以打电话之前一定要做足功课。

  
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